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Boletín de Florida SHOTS: noviembre 2025
Calidad de Datos de Florida SHOTS Mantenga sus datos Completos, Correctos y Actuales ¿Sabía que, si usa el código incorrecto o desactualizado de CVX, MVX o VIS en Sistema Electrónico de Historiales Médicos (EHR) puede resultar en que los mensajes de vacunas sean rechazados o no sean transferidos al registro del paciente? Especialmente durante la temporada de influenza con tipos y códigos nuevos de vacuna asegúrese de revisar y actualizar la tabla de inmunización de su EHR para verificar que tiene los códigos correctos. Vea los siguientes enlaces importantes: 1. CVX code table: Códigos de inmunización enviados desde sus registros médicos electrónico a FLSHOTS. 2. MVX code table: Tabla de fábrica de vacunas. 3. Vaccine Information Statements (VIS) dates: Estas son los formularios más actualizados de los CDC para la información de vacunas de pacientes. Tenemos personal que puede ayudarle a identificar errores y avisos en sus datos. Ofrecemos mensualmente la capacitación de Datos de Calidad. ¡Regístrate hoy aquí! También ofrecemos análisis de datos personalizado incluyendo: • Revisión completa de sus datos en el registro utilizando la herramienta de calidad de datos (Data Quality Tool) • Revisión de códigos de inmunización dentro de su programa (software) • Revisión de todas las denegaciones, alertas, y datos aceptados Si usted desea un análisis exhaustivo de la calidad de datos, comuníquese con nuestra especialista en calidad de datos, Jennifer Hagans, al (904) 210-8824 o Jennifer.Hagans@FLhealth.gov. ¡Aprende Mas! ¡También actualizamos la Tabla de Vacunas regularmente para asegurarnos que tangan los códigos e información de vacunas correctos! Vea todos los Recursos The Florida SHOTS information system is located on a secure server with password-restricted access. We use the latest encryption and firewall safeguards. All accounts are given access to the system only after we have verified that they have appropriate licensing in the state of Florida. Protected & Secure ¿Sabía usted? Usuarios nuevos que no se ingresen dentro de tres días de cuando su cuenta es creada automáticamente serán inactivados. Además, los usuarios existentes que no se ingresen en un periodo de 30-dias y los que no son confirmados al final del periodo de la Confirmación de Usuario de la Organización serán automáticamente inactivados. El Administrador Local de la Organización tendrá que activar la cuenta para continuar con acceso. Consejos de Tecnología ¿Como Administrador Local de la Organización (LOA), que debe hacer si un empleado que es usuario de Florida SHOTS deja de trabajar en nuestra clínica? Los LOAs son responsable de mantener la Lista de Personal al precisa y actualizada incluyendo la adición de usuarios nuevos y el restablecimiento de contraseñas. También son responsables de asegurarse que solo esos usuarios autorizados tengan acceso a Florida SHOTS que incluye eliminando empleados que dejan de trabajar en la clínica. Esto se puede completar en abriendo el registro personal y ingresar la fecha de finalización en la casilla de “end date” para quitar el acceso del empleado por su organización. Para aprender más sobre estas responsabilidades abra nuestra guía de LOA.
Florida SHOTS Newsletter: November 2025
Florida SHOTS Data Quality Keep Your Data Complete, Current, and Correct Did you know that uploading incorrect or outdated CVX, MVX and VIS codes from your electronic health records (EHR) can result in vaccines getting rejected and not transferring to patient records? Especially during flu season, with new vaccine types and codes, make sure to check your EHR Immunization Table and update your codes! See here for important links: CVX code table: Immunization codes sent by your EHR to FLSHOTS. MVX code table: Vaccine manufacturers table. Vaccine Information Statements (VIS) dates: These are the most up-to-date CDC patient vaccine information forms. We also have staff who can help you check your data uploads for errors and warnings! We offer monthly Data Quality trainings. Sign up here today! We also offer personalized data analysis including: Full review of your data in the system using the Data Quality Tool Review of immunization codes within your software Review of all rejections, warnings, and accepted data If you would like a thorough data quality analysis, contact our data quality specialist, Jennifer Hagans at (904) 210-8824 or Jennifer.Hagans@FLhealth.gov. Learn More! We also update our own Vaccine Table regularly to ensure you have the correct codes and vaccine information! See all Resources The Florida SHOTS information system is located on a secure server with password-restricted access. We use the latest encryption and firewall safeguards. All accounts are given access to the system only after we have verified that they have appropriate licensing in the state of Florida. Protected & Secure Did You Know? New users who do not log in within three days of their account being created will be automatically inactivated. Additionally, existing users who don’t login during a 30-day period and those who are not confirmed at the end of the Organization’s User Confirmation period will also be automatically inactivated. The Local Organization Administrator will need to activate the account to continue with access. Tech Tips "As a Local Organization Administrator (LOA), what do I need to do if an employee and Florida SHOTS user leaves our practice?" LOAs are responsible for maintaining an accurate and current Personnel List, including adding new users and unlocking passwords. They’re also responsible for making sure that only authorized users have access to Florida SHOTS—including removing personnel who leave the practice. This can be done by opening personnel records and entering an “end date” to remove former employee access to the registry through your organization. To learn more about these responsibilities see our LOA guide.
Boletín de Florida SHOTS: Agosto 2025
Manteniendo el Sistema Protegido y Seguro Confirmación de usuario Anual Los Administradores Locales de la Organización (LOA) tendrán que confirmar todos los usuarios de su organización cada ano para aumentar la seguridad y que solo esos usuarios autorizados tengan acceso a Florida SHOTS. Siete días antes de que comience el periodo de confirmación una alerta aparecerá cuando la LOA ingrese a Florida SHOTS y recibirá una notificación por correo electrónico el día antes. Los LOAs tendrán un periodo de 90 días para completar la confirmación en Florida SHOTS. Los usuarios que no son confirmados no tendrán acceso a Florida SHOTS. ¡Aprende Mas! Acceda a instrucciones paso a paso para este proceso de Confirmación de Usuario en este corto video o guía rápida. Vea todos los Recursos The Florida SHOTS information system is located on a secure server with password-restricted access. We use the latest encryption and firewall safeguards. All accounts are given access to the system only after we have verified that they have appropriate licensing in the state of Florida. Protected & Secure ¿Sabía usted? Muchos pacientes han faltado acitas médicas y vacunas lo que aumenta su riesgo de enfermarse si se exponen a enfermedades prevenibles por vacunación. La herramienta de Recordatorio (Reminder/Recall) puede ayudar a los proveedores identificar a los pacientes que están atrasados o han perdido oportunidad de vacunarse. Para instrucciones paso a paso en como generar un informe de Recordatorio(Reminder/Recall) para su oficina en Florida SHOTS vea en corto video o guía. Consejos Técnicos Consejos Técnicos Tener códigos CVX, MVX y VIS incorrectos o desactualizados en la tabla de inmunización de su EHR pueden provocar que los mensajes de vacunas se rechacen y no se transfieran a los expedientes del paciente. Asegúrese de revisar y actualizar regularmente para asegurarse de tener los códigos correctos. Vea aquí para enlaces importantes: 1. Tabla de código CVX: Códigos de inmunización enviados por su EMR a FLSHOTS. 2. Tabla de código MVX: Tabla de manufactureros de vacunas. 3. Fechas de estado de información de vacunas (VIS): Estos son los formularios de información de vacunas para pacientes de los CDC más actualizados.
Boletín de Florida SHOTS: Mayo 2025
Ahorre tiempo este verano. ¡Dele a los padres acceso al formulario 680 de sus hijos! A medida que llega la prisa del verano, su oficina administrara mas vacunas y certificara numerosos formularios DH 680. Crear formularios certificados electrónicamente en Florida SHOTS puede ser un gran ahorro de tiempo para usted y sus pacientes. Al certificar electrónicamente los formularios no solo guarda una copia a la que tienen acceso las escuelas y guarderías, sino también puede crear un PIN para padres que permite al padre/tutor imprimirlo desde su casa. Los padres/tutores pueden acceder al formulario certificado 680 ingresando el PIN de Certificación e ID de State IMM que se encuentra en la hoja de información que su oficina proporciona de Florida SHOTS. El formulario en versión de PDF permite que se imprima o guardar para acceder fácilmente. ¡Aprenda Más! ¡Acceda a nuestra guía con instrucciones paso a paso (y en inglés) o video para asegurar que su oficina esté lista para la carrera de los próximos meses de verano! Acceda todos los recursos The Florida SHOTS information system is located on a secure server with password-restricted access. We use the latest encryption and firewall safeguards. All accounts are given access to the system only after we have verified that they have appropriate licensing in the state of Florida. Protected & Secure ¿Sabía Usted? Ofrecemos ayuda experta y gratis para Calidad de Datos. Si su oficina participa en el intercambio de datos a través de Registro Medico Electrónico (EHR, por sus siglas en inglés) es importante monitorear y asegurarse que sus datos sean entregados de manera más oportuna y precisa. ¿No sabe por dónde empezar a verificar errores y advertencias? ¡Estamos aquí para ayudarle! Nuestro equipo de Especialistas de Carga de Datos puede proporcionar capacitación paso a paso para generar informes personalizados para revisar y solucionar problemas de su carga de datos. ¡Contáctelos hoy! Consejos Técnicos "Nuestra oficina se mantiene ocupada y no siempre tenemos tiempo para sesiones de capacitación. ¿Como podemos asegurarnos que nuestro personal se mantenga al día sobre las capacitaciones de Florida SHOTS?" ¿Ha visto nuestros videos cortos en flshotsusers.com? Hemos creado opciones de capacitaciones para las funciones mas comunes del sistema. Empezamos con el tema más solicitado “Como iniciar sesión” y continuamos con temas nuevos cada mes. ¡Cada mes publicamos un video de capacitación de menos de 10 minutos en inglés y español así que asegúrese de marcar nuestra página de capacitación y regresar a ver más!
Florida SHOTS Newsletter: May 2025
Save Time This Summer Give Parents Access to Their Child's 680 Form! As the summer rush sets in, your office will administer more vaccines and certify numerous DH Form 680s. Creating electronically certified (e-certified) forms within Florida SHOTS can be a huge timesaver for you and your patients. By e-certifying the forms, you not only save a copy that is accessible to schools and child care providers, but you can create a Parent PIN that allows a parent/guardian to print it from home. Parents/guardians are able to access the certified Form 680 by entering the Certification PIN and State IMM Id found on the information sheet that your office provides from Florida SHOTS. A PDF version of the form allows it to be printed or saved for easy access! Learn More See our step-by-step guide (and in Spanish) or our recorded video to make sure your office is ready for the upcoming busy summer months! See all Resources The Florida SHOTS information system is located on a secure server with password-restricted access. We use the latest encryption and firewall safeguards. All accounts are given access to the system only after we have verified that they have appropriate licensing in the state of Florida. Protected & Secure Did You Know? We offer free, expert help with Data Quality! If your office participates in data exchange through your EHR, it’s important to regularly monitor and ensure that your data is delivered as timely and accurately as possible. Don’t know where to begin to check for errors and warnings? We’re here to help! Our Data Upload Specialists can provide step-by-step training for running customized reports to review and troubleshoot your uploads. Contact us today! Tech Tips "Our office is busy and we don't always have time for training sessions. How can we make sure our staff stays up-to-date on the latest Florida SHOTS training?" Have you seen our short videos on flshotsusers.com? We created on-demand training options for the most common functions in the system. We started with our most requested topic: "How to Login," and continue to add new topics each month! We post a new under 10-minute training videos in both English and Spanish every month, so make sure to bookmark our training page and come back for more!
Boletín de noviembre 2024
Actualizaciones para Inventario de Vacunas para Niños (VFC) Reporte Vacunas Estropeadas/Desperdiciadas Después de los recientes huracanes los proveedores pueden haber tenido interrupciones del servicio eléctrico u otras dificultades con el mantenimiento del inventario de vacunas de VFC. Todas las vacunas estropeadas, desperdiciadas o caducadas necesitan ser manualmente descontadas de su inventario y reportadas dentro de Florida SHOTS. Es probable que sea necesario devolver las vacunas usando una etiqueta prepagada que también se solicita en el sistema. Hay unos cuantos pasos en el proceso y es importante que su oficina los complete todos correctamente. Y no se preocupe, tenemos varios recursos para ayudarle durante este proceso y hacerlos lo más fácil posible. ¡Aprenda Mas! Consulte nuestro video o guía para obtener instrucciones que le ayuda con este proceso. The Florida SHOTS information system is located on a secure server with password-restricted access. We use the latest encryption and firewall safeguards. All accounts are given access to the system only after we have verified that they have appropriate licensing in the state of Florida. Protected & Secure ¿Sabía usted? Puede averiguar quién es su administrador local de la organización (LOA) debajo de la opción de “Servicio de Ayuda” (Customer Service) del menú del sistema. Después seleccione “Contactos” (Contacts) y vera el nombre e información de contacto del LOA quien puede ayudarle con asuntos de ingreso. También puede actualizar su contraseña, activar y desbloquear su cuenta. El servicio de ayuda de Florida SHOTS también está disponible para asistencia de ingreso y puede contactarlos al 877-888-7468, opción 2. Consejos de Tecnología ¿El “Proceso de Confirmación de Usuario” aplica a todas las organizaciones? Si. Todas las organizaciones serán asignadas un periodo de 90-dias a donde los Administradores Locales de la Organización (LOA) tienen que confirmar los usuarios actuales de su sitio de servicio que necesitan acceso a Florida SHOTS. Al final del periodo cualquier usuario que no sea confirmado no tendrá acceso. Obtenga más información en nuestro video o guía rápida.
Florida SHOTS Newsletter: November 2024
Vaccines for Children (VFC) Inventory Updates Report Spoiled/Wasted Vaccines In the aftermath of the recent hurricanes, providers may have experienced power outages or other challenges with maintaining your VFC vaccine inventory. All spoiled, wasted, and expired vaccines must be manually removed from your inventory and reported within Florida SHOTS. The vaccines will likely need to be returned using pre-paid labels that will be requested from the system as well. There are a few steps in the process, and it's important to make sure your office completes them all properly. Don't worry, we have several training materials to make this process as easy as possible. Learn More! Check out our short video or training guide for step-by-step instructions to help you with this process. The Florida SHOTS information system is located on a secure server with password-restricted access. We use the latest encryption and firewall safeguards. All accounts are given access to the system only after we have verified that they have appropriate licensing in the state of Florida. Protected & Secure Did You Know? Under the "Customer Service" menu option within the system, you can find out who your Local Organization Administrator (LOA) is! Once you select “Contacts” you will see the name and contact information of the LOA who can assist with any login issues. They can reset your password, activate, and unlock your account. The Florida SHOTS help desk is also available for login assistance and can be reached at 877-888-7468, option 2. Tech Tips "Does the "User Confirmation Process" apply to all organizations?" Yes. All organizations will be assigned a 90-day period where its Local Organization Administrator (LOA) must confirm current users in their assigned service sites who need access to Florida SHOTS. At the end of this period, any users not confirmed will no longer have access. Learn more in our short video or this quick guide.
Boletín de agosto 2024
Confirmación de usuario de Florida SHOTS Manteniendo el Sistema Protegido y Seguro. En Florida SHOTS siempre estamos al día con los últimos estándares de ciberseguridad. Empezando en junio, cada organización inscrita debe confirmar los usuarios en Florida SHOTS. Administradores Locales de la Organización (LOA) tiene que participar en el proceso para asegurarse los registros personales son mantenidos y solo usuarios autorizados tienen acceso a Florida SHOTS. Organizaciones tendrán un periodo de 90 días a lo cual el LOA deberá de confirmar los usuarios de su sitio de servicio asignado que necesiten acceso a Florida SHOTS. Al final de este periodo, cualquier usuario que no fue confirmado no tendrá acceso. Aprende más Acceda a instrucciones paso a paso para este proceso de Confirmación de Usuario en este corto video o guía rápida. Vea todos los Recursos The Florida SHOTS information system is located on a secure server with password-restricted access. We use the latest encryption and firewall safeguards. All accounts are given access to the system only after we have verified that they have appropriate licensing in the state of Florida. Protected & Secure ¿Sabía usted? Bajo la opción “Customer Support” del menú de Florida SHOTS usted puede saber quien es su Administrador Local de la Organización. Usted puede ver el nombre y información de contacto del LOA cuando seleccione “Contacts”. Ellos pueden ayudar con restablecer su contraseña, activar o desbloquear su cuenta. El servicio de ayuda de Florida SHOTS también está disponible para asistencia con ingreso y puede contactar a la línea de ayuda al 1-877-888-7468, opción 2. Consejos de Tecnología "Durante el verano, hemos tenido varios empleados ser bloqueados del sistema. ¿Quién puede ayudarnos?" Los LOAs son responsables por mantener la lista de Personal al día y correcta e incluye añadir usuarios nuevos y desbloqueo de contraseñas. Puedo encontrar todo esto y más responsabilidades es esta guía rápida para Administradores Locales de la Organización.
August 2024 Newsletter
Florida SHOTS User Confirmation Keeping the System Safe and Secure Here at Florida SHOTS, we are always keeping up with the latest cybersecurity standards. Starting in June, every enrolled organization is required to confirm users in Florida SHOTS. Local Org Administrators (LOAs) must participate in this process to ensure personnel records are maintained and only authorized users have access to Florida SHOTS. Organizations will be assigned a 90-day period where its LOA must confirm current users in their assigned service sites who need access to Florida SHOTS. At the end of this period, any users not confirmed will no longer have access. Learn More See step-by-step instructions for this User Confirmation process in our short video or this quick guide. See all Resources The Florida SHOTS information system is located on a secure server with password-restricted access. We use the latest encryption and firewall safeguards. All accounts are given access to the system only after we have verified that they have appropriate licensing in the state of Florida. Protected & Secure Did You Know? Under the "Customer Service" menu option within the system, you can find out who your Local Organization Administrator (LOA) is! Once you select “Contacts” you will see the name and contact information of the LOA who can assist with any login issues. They can reset your password, activate, and unlock your account. The Florida SHOTS help desk is also available for login assistance and can be reached at 877-888-7468, option 2. Tech Tips "Over the summer, we have had several staff members get locked out of the system. Who can help us?" LOAs are responsible for maintaining an accurate and current Personnel List, including adding new users and unlocking passwords. You can find all this and more responsibilities in our Quick Tips for Local Organization Administrators guide.
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